Import aus SOS

Schlüsselabgleich mit Fremdsystem

Der Schlüsselabgleich mit dem SOS-System wird automatisch einmal pro Tag aktiviert. [Ausnahme: Die Schlüsseltabellen sollen manuell gepflegt werden und dies ist im Setup entsprechend eingestellt.] Bei Bedarf kann die Funktion in der Oberfläche manuell aktiviert werden.

Beim Abgleich werden die folgenden Tabellen übernommen: k_abint, k_kzfa, k_pvers, k_stg und k_abstgv

Ein Abgleich dieser Tabellen ist nicht nur für die Übernahme der Studierendendaten sondern auch für das Modulhandbuch wichtig.

Exmatrikulationen aus Fremdsystem übernehmen (aufgrund von Status)

In dieser Funktion werden Exmatrikulationen aufgrund des Status X im SOS-System übernommen. Dieser Status gilt für die gesamte Person mit all ihren Studiengängen.

Die Funktion läuft einmal für das eingestellte Semester, und einmal für das vorangegangene Semester. In der Oberfläche wird dies durch getrennte Fortschrittsbalken und Zähler dargestellt.

Konfigurationsmöglichkeiten:

nur geänderte Sätze übernehmen (Abgleich mit dem Feld SOS.datlae)

Datum für den Vergleich mit SOS.datlae

Semester, in dem die Exmatrikulation liegen soll

Matrikelnummerbereich von - bis

Einstellungen, die sich hier auswirken:

Anzahl Stellen der Matrikelnummer

Zeichen zum Auffüllen der Matrikelnummer

STG.lepsem für Semester verwenden (sonst stgsem)

Exmatrikulationen aus Fremdsystem übernehmen (aufgrund von Endedatum)

In dieser Funktion werden Exmatrikulationen einzelner Studienfächer, erkennbar an einem im STG-Satz gesetzten Endedatum, übernommen. Das klassische Beispiel für das Vorliegen eines solchen Endedatums ist ein Studienfachwechsel. Das Feld wird allerdings nicht an allen Hochschulen gepflegt.

Die Funktion läuft einmal für das eingestellte Semester, und einmal für das vorangegangene Semester. In der Oberfläche wird dies durch getrennte Fortschrittsbalken und Zähler dargestellt.

Konfigurationsmöglichkeiten:

nur geänderte Sätze übernehmen (Abgleich mit dem Feld SOS.datlae)

Datum für den Vergleich mit SOS.datlae

Semester, in dem die Exmatrikulation liegen soll

Einschränkung auf einen bestimmtes Studienfach

Einschränkung auf einen bestimmten Abschluss

Matrikelnummerbereich von - bis

Einstellungen, die sich hier auswirken:

Anzahl Stellen der Matrikelnummer

Zeichen zum Auffüllen der Matrikelnummer

STG.lepsem für Semester verwenden (sonst stgsem)

Exmatrikulationen aufgrund fehlender Rückmeldung vornehmen

Diese Funktion überprüft aktive Studiengänge von Studierenden daraufhin, ob weiterhin der Status aktiv gesetzt bleiben kann, oder ob exmatrikuliert werden muss. Dies läuft folgendermaßen ab:

- Es werden alle Studiengänge von Studierenden ausgewählt, die den Status immatrikuliert oder beurlaubt haben (und den eingestellten Kriterien entsprechen).
- Für jeden Eintrag wird nun im Fremdsystem angefragt, ob es für das gewählte Semester in SOS einen Eintrag für das Studienfach gibt.
- Sofern kein passender Eintrag gefunden werden kann (also bei fehlender Rückmeldung) wird der Studiengang in FlexNow auf den Status exmatrikuliert gesetzt.

ACHTUNG: Wird das Semester für diese Funktion auf ein zukünftiges Semester gesetzt können natürlich keine Rückmeldungen gefunden werden. Es kommt dann zu Massen-Exmatrikulationen. Dies kann auch dann der Fall sein, wenn die Funktion ganz zu Beginn der Rückmeldephase mit dem aktuellen Semester aktiviert wird, und in SOS noch keine Rückmeldungen erfasst wurden. Der Einsatz dieser Funktion ist also jeweils mit den Abläufen an der Hochschule zu koordinieren.

Konfigurationsmöglichkeiten:

zu betrachtendes Semester

Einschränkung auf einen bestimmten Studiengang

Matrikelnummerbereich von - bis

Stammdaten von Exmatrikulierten übernehmen

Mit Hilfe dieser Funktion können die Stammdaten (Namen- und Geburtsinformationen, Adressdaten) von bereits exmatrikulierten Studierenden übernommen und auf den aktuellen Stand gebracht werden. Dies ist nützlich, wenn auch nach der Exmatrikulation noch Schreiben an die entsprechenden Personen verschickt werden sollen.

Auch Auslandsaufenthalte können dabei mit übertragen werden, wenn diese Funktionalität aktiviert ist.

Es werden keine Studiengangsinformationen übernommen!

Konfigurationsmöglichkeiten:

Datum für den Vergleich mit SOS.datlae

zeitliche Einschränkung: über Semester (ab dem Beginndatum des gewählten Semesters)

Matrikelnummerbereich von - bis

Einstellungen, die sich hier auswirken:

Anzahl Stellen der Matrikelnummer

Zeichen zum Auffüllen der Matrikelnummer

DokVorname statt Vorname übernehmen

Geburtsland = Nationalität setzen

Nur die erste Adresse wird aktualisiert

Nutzername wird auf 8 Zeichen gekürzt

Auslandsaufenthalte übertragen

dabei: geänderte Aufenthalte nicht überschreiben/löschen

Einschreibung/HZB für Hochschulstatistik übertragen

Authentifizierungsdaten von Exmatrikulierten löschen

Die Funktion dient dazu, die Authentifizierungsdaten von bereits exmatrikulierten Studierenden zu löschen, so dass deren Zugang zum FlexNow-System entzogen wird. Bedingung hierfür ist, dass es keinen aktiven Studiengang mehr für die Person gibt.

Authentifizierungsdaten meint Nutzernamen, NDS-Kennung sowie die Einträge in FN2META.

Die Einschränkung erfolgt über das Semester. In der Oberfläche kann angegeben werden, bis zu welchem Semester einschließlich die Daten gelöscht werden. Der Vergleich erfolgt mit dem spätesten Exmatrikulationssemester der jeweiligen Person, über alle ihre Studiengänge betrachtet.

Konfigurationsmöglichkeiten:

Semester, bis zu dem (einschließlich) Authentifizierungdaten gelöscht werden sollen

Matrikelnummerbereich von - bis

Stammdaten von Immatrikulierten übernehmen

Mit Hilfe dieser Funktion können die Stammdaten (Namen- und Geburtsinformationen, Adressdaten) von immatrikulierten Studierenden übernommen und auf den aktuellen Stand gebracht werden. Es werden keine Studiengangsinformationen übernommen!

Auslandsaufenthalte können dabei mit übertragen werden, wenn diese Funktionalität aktiviert ist.

Konfigurationsmöglichkeiten:

Datum für den Vergleich mit SOS.datlae

Einschränkung auf ein bestimmtes Semester, d.h. es muss in dem Semester mindestens ein aktives Studienfach vorliegen (STG-Satz)

Einschränkung auf ein bestimmtes Studienfach

Einschränkung auf einen bestimmten Abschluss

Matrikelnummerbereich von - bis

Einstellungen, die sich hier auswirken:

Anzahl Stellen der Matrikelnummer

Zeichen zum Auffüllen der Matrikelnummer

DokVorname statt Vorname übernehmen

Geburtsland = Nationalität setzen

Nur die erste Adresse wird aktualisiert

Nutzername wird auf 8 Zeichen gekürzt

Auslandsaufenthalte übertragen

dabei: geänderte Aufenthalte nicht überschreiben/löschen

Einschreibung/HZB für Hochschulstatistik übertragen

Immatrikulation und Rückmeldung

Mit Hilfe dieser Funktion können die Stammdaten sowie die Studiengangsinformationen von immatrikulierten Studierenden übernommen werden. Je nach Konfiguration im PO-Modul können dabei pro STG-Satz im SOS-System ein oder mehrere Studiengänge in FlexNow angelegt bzw. aktualisiert werden.

Auslandsaufenthalte können dabei mit übertragen werden, wenn diese Funktionalität aktiviert ist.

Konfigurationsmöglichkeiten:

Datum für den Vergleich mit SOS.datlae

Einschränkung auf ein bestimmtes Semester, d.h. es muss in dem Semester mindestens ein aktives Studienfach vorliegen (STG-Satz)

Einschränkung auf ein bestimmtes Studienfach

Einschränkung auf einen bestimmten Abschluss

Matrikelnummerbereich von - bis

Einstellungen, die sich hier auswirken:

Anzahl Stellen der Matrikelnummer

Zeichen zum Auffüllen der Matrikelnummer

DokVorname statt Vorname übernehmen

Geburtsland = Nationalität setzen

Nur die erste Adresse wird aktualisiert

Nutzername wird auf 8 Zeichen gekürzt

Auslandsaufenthalte übertragen

dabei: geänderte Aufenthalte nicht überschreiben/löschen

Einschreibung/HZB für Hochschulstatistik übertragen

Datensätze mit zeitgleicher Imma- und Exmatrikulation löschen

Mit Hilfe dieser Funktion können Studiengänge gelöscht werden, bei denen das Datum der Immatrikulation dem Datum der Exmatrikulation entspricht und in denen keine Aktivität stattgefunden hat. Gibt es für eine:n Studierende:n nach dem Löschen eines solchen Studiengangs überhaupt keine Studiengänge mehr, wird die komplette Studierendenakte gelöscht.

Konfigurationsmöglichkeiten:

Matrikelnummerbereich von - bis