Nicht nur im Hinblick auf die Studierendenstatistik wird es zunehmend wichtiger, Länderangaben wie Geburtsländer oder Auslandsaufenthalte korrekt zu erfassen. Hier pflegt jede Hochschule ihre Daten bisher selbst. Dadurch, dass ein Umbuchen von Daten von einem Land ins andere bisher nur per Skript möglich war, liegen bei fast allen Hochschulen veraltete Einträge sowie Länder-Dubletten vor.

Das Hilfsprogramm bietet an dieser Stelle Unterstützung, um die Daten zu korrigieren und auf einen aktuellen Stand zu kommen, der den Anforderungen der Statistik entspricht. Mittelfristig sollte es das Ziel sein, die Daten aller Hochschulen zu vereinheitlichen, auch im Hinblick auf einen späteren Länder-Updateservice durch das ihb.

In FlexNow werden bisher die Länder über das zugehörige KFZ-Kennzeichen identifiziert. Beim Import der Studierendendaten aus einem Fremdsystem werden so Nationalitäten, Geburtsländer, und weitere Daten zugeordnet.

Problematisch ist das an den Stellen, an denen sich Länder-KFZ-Kennzeichen im Lauf der Zeit ändern. Einige Beispiele: „Zaire wechselte beispielsweise nach der Rückbenennung in Demokratische Republik Kongo von ZRE auf CD (und später auf CGO). Für einen Kürzelwechsel muss allerdings nicht zwingend ein solcher Anlass vorliegen: Rumänien änderte R zu RO und Finnland 1993 SF (Suomi/Finland) zu FIN, ohne dass sich Staatsname oder -form änderten.“
Quelle: Wikipedia

Da das KFZ-Kennzeichen in FlexNow jedoch als Schlüssel dient, und Schlüssel unveränderlich sind, wurde an vielen Hochschulen in solchen Fällen einfach ein zusätzlicher Eintrag für das neue Kennzeichen angelegt. Aus Sicht der Statistik sind die Datensätze, die dem alten Kennzeichen zugeordnet sind, jedoch verloren oder mindestens fehlerhaft.

Die Hochschulstatistik arbeitet nicht mit den KFZ-Kennzeichen, sondern mit einem dreistelligen Zahlencode, der durch die Landesämter verteilt und regelmäßig aktualisiert wird. Im Folgenden wird dieser Schlüssel als „Statistik-Schlüssel“ bezeichnet. Diese Schlüssel müssen immer auf einem aktuellen Stand sein, damit die statischen Daten in korrekter Form geliefert werden können.

Daher muss darauf hingearbeitet werden, dass in FlexNow nur noch die Statistik-Schlüssel verwendet werden, nicht mehr die KFZ-Kennzeichen. Bevor diese Umstellung komplett vollzogen werden kann, müssen also die Dubletten und veralteten Einträge korrigiert werden.

Dabei sind mehrere Fälle zu unterscheiden:

1) Ein Staat wechselt das KFZ-Kennzeichen:
Die abhängigen Datensätze (Adressen, Nationalitäten, etc.) sind auf das neue Kennzeichen umzuziehen.

2) Ein Staat existiert nicht mehr:
Die abhängigen Datensätze sind auf den Rechtsnachfolger umzuziehen.

3) Ein Staat wird in zwei neue Staaten geteilt:
Die abhängigen Datensätze sind entsprechend auf zwei neue Staaten zu verteilen. Dies muss manuell geschehen. Beispielsweise müsste von Studierenden abgefragt werden, in welchem Teil sie geboren wurden, um die Geburtsländer neu zuzuordnen.

Das Programm FlexNow_Staatenumzug.exe muss installiert sein. User müssen mindestens PA-Rechte haben. Da ein Protokoll in Form einer Datei ausgegeben wird, sind Schreibrechte in dem Verzeichnis nötig, in dem das Programm installiert ist.

Zusätzlich ist eine Textdatei mit den Muster-Staaten und entsprechenden Schlüsseln nötig. Diese ist beim ihb erhältlich und wird regelmäßig aktualisiert.

Beim Start des Programms werden Sie dazu aufgefordert, den Speicherort der Datei mit den Muster-Staaten anzugeben. Klicken Sie auf den Dateinamen und dann auf „Öffnen“. Die Datei wird nun gelesen. Dabei werden die KFZ-Kennzeichen der Länder, die dazugehörige Nummer aus der Hochschulstatistik sowie die Länderbezeichnung erfasst. Diese Staatenliste dient nun als Muster für den Abbgleich.

Länder, die sich in der Muster-Liste befinden, jedoch noch nicht in der Datenbank, werden automatisch hinzugefügt. In einer Protokolldatei wird ausgegeben, um welche Staaten es sich dabei handelt. Der Abgleich erfolgt hier anhand des KFZ-Kennzeichens.

Importiert werden die Länder-Bezeichnung, der Statistik-Schlüssel sowie das KFZ-Kennzeichen. Weitere Informationen, wie z.B. englische Übersetzungen oder EU-Zugehörigkeit, müssen ggf. manuell ergänzt werden.

Als nächstes öffnet sich ein Fenster mit einer Tabelle. In der linken Spalte sehen Sie unter der Überschrift „Bezeichnung IST“ die Länder aus Ihrer Datenbank, deren Bezeichnung von der Muster-Bezeichnung abweicht. In der linken Spalte (Bezeichnung SOLL) finden Sie die zugehörigen Namen in der Form, wie sie vom Statistischen Landesamt vorgegeben wird.

Klicken Sie auf das Land, was Sie bearbeiten möchten. Unterhalb der Tabelle, in dem Kasten „Abgleich der Bezeichnung“ sehen Sie nun noch einmal die IST- und die SOLL-Bezeichnung. Wollen Sie die IST-Bezeichnung durch die SOLL-Bezeichnung ersetzen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Korrigieren“. Dadurch ändert sich in der Tabelle in der linken Spalte die Bezeichnung.

So können Sie nach und nach alle Bezeichnungen korrigieren. Falls Sie sich entscheiden, die IST-Bezeichnung stehenzulassen, lassen Sie das entsprechende Land bei der Bearbeitung einfach aus.

Die Änderungen werden erst beim Klicken auf „OK“ in die Datenbank übernommen.

Nicht bearbeitete Länder werden beim nächsten Programmstart erneut aufgeführt. Möchten Sie gar keine Korrekturen vornehmen, klicken Sie direkt auf „OK“.

Achtung! Sollten Sie in der Tabelle komplett abweichende Bezeichnungen finden, d.h. falls zwei tatsächlich unterschiedliche Länder gleichgesetzt werden, wenden Sie sich bitte an das FlexNow-Team.
Beispiel: Frankreich - Italien
Dies kann im schlimmsten Fall bedeuten, dass Studierenden die falschen Nationalitäten oder Geburtsländer zugeordnet wurden.