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Suchmöglichkeiten
Liste der zuletzt aufgerufenen Studierenden
Die Liste der zuletzt bearbeiteten Studierendenakten finden Sie nun im Textfeld für die Schnellsuche (ganz oben). Klicken Sie hier auf den Pfeil an der rechten Seite, so öffnet sich die Liste. Sie sehen hier jeweils die Matrikelnummer sowie den Nachnamen und die Vornamen einer Person.
Beachten Sie bitte, dass wirklich eine Bearbeitung der Daten erfolgen muss, bevor eine Person in die Liste aufgenommen wird. Würde ein bloßes Ansehen einer Akte schon genügen, um sie in die Liste aufzunehmen, würden z.B. beim Blättern in Akten mit namensgleichen Personen diverse Einträge entstehen, die eigentlich nicht relevant sind.
Schnellsuche
Die Schnellsuche befindet sich immer am oberen Rand des PA-Moduls. Geben Sie einen oder mehrere Suchbegriffe ein. Sie können nach Matrikelnummern, Nachnamen, Vornamen oder EMail-Adressen suchen. Es ist jeweils auch eine Suche nach Teilen davon möglich. (Ausnahme: Die Suche nach Teilen von Matrikelnummern ist nicht an allen Hochschulen aktiviert.)
Groß- und Kleinschreibung ist bei der Suche unerheblich.
Falls Ihre Suche mehrere Ergebnisse hat, öffnet sich automatisch der Bereich der erweiterten Suche auf der linken Seite des PA-Moduls. Dort werden Ihnen die Suchergebnisse in Form einer Tabelle angezeigt. Die besten Treffer sind dabei immer oben zu finden. D.h. zum Beispiel wird ein genauer Treffer im Nachnamen höher in der Liste zu finden sein als eine teilweise Übereinstimmung in der Mailadresse.
Die Akte der Person, die ganz oben in der Liste steht, wird automatisch im aktuellen Explorer-Fenster geöffnet.
Erweiterte Suche
Der Bereich für die erweiterte Suche lässt sich durch Klicken auf das Symbol mit Tabelle und Lupe links neben der Schnellsuche öffnen. Er wird automatisch geöffnet, wenn bei einer Schnellsuche mehrere Ergebnisse gefunden werden. Sie können die erweiterte Suche aber auch dauerhaft offen lassen, wenn Sie dies wünschen. Das PA-Modul speichert Ihre letzte Einstellung und öffnet oder schließt den Bereich entsprechend beim Programmstart.
Die erweiterte Suche dient zum gezielteren Suchen nach Studierendenakten. Bei der Schnellsuche wird ein eingegebener Suchbegriff immer in allen Feldern gesucht: Zum Beispiel werden bei der Suche nach „Peter“ nicht nur Vornamen gefunden, sondern auch Nachnamen wie „Peters“ oder „Petermeier“. In diesem Beispiel wäre als also wünschenswert, gezielt nur die Vornamen bei der Suche zu berücksichtigen.
Die erweiterte Suche bietet Ihnen daher die Möglichkeit, die Suche auf Matrikelnummer, Nachname, Vorname oder EMail-Adresse einzuschränken. Darüber hinaus können Sie festlegen, ob Sie nur weibliche oder nur männliche Personen bei der Suche berücksichtigen wollen. Außerdem können Einschränkungen auf den Studiengang oder die Anzahl der Fachsemester getroffen werden. Auch eine Suche nach Datensätzen mit fehlenden Semesterdaten ist hier möglich. Weiterhin kann der Status der Studierenden berücksichtigt werden: immatrikuliert, exmatrikuliert oder beurlaubt.
Sie können Einträge in der Tabelle direkt anklicken und dadurch die Akte öffnen, oder die Tabelle mit Hilfe der Pfeiltasten durchblättern. Ein weiteres Einschränken der Ergebnisliste lässt sich mit Hilfe der Tabellenfunktionen realisieren. Klicken Sie dazu mit der Maus auf die gewünschte Spaltenüberschrift und setzen Sie Textfilter ein. Durch Klicken in die Tabelle und anschließendes Betätigen der Tasten STRG-A können Sie den gesamten Tabelleninhalt markieren. Dieser lässt sich gut kopieren (STRG-C) und z.B. in Excel oder einem anderen Programm weiterverarbeiten. Auch das Kopieren einzelner oder mehrerer markierter Zeilen ist möglich.